Som ett underlag till examensprognosen kan elevers tidigare betyg importeras ifrån t.ex. ett elevregister eller annan källa. Antingen görs denna import automatiskt via en integration, se Checklista för att installera och konfigurera StudyBee, eller så kan den göras manuellt. StudyBees menuella importfunktion bygger på ett flöde som steg för steg låter skolans superadmin göra importen utifrån en fil som exporterats ur källsystemet.

Importen stödjer de flesta .csv-format sålänge de innehåller kolumner för elevernas namn, ett unikt elev-id (t.ex. personnummer eller elevnummer), kurskod och betyg. 

För att göra en import följer du nedanstående steg:

Första gången

1. Ladda upp din fil

1. Navigera till fliken Importera betygsdata under modulen Superadmin-verktyg i vänstermenyn.
2. Läs igenom instruktionerna och klicka sedan på "Importera betygsdata"
   
3. Du får nu ladda upp din fil genom att dra och släppa den, eller navigera till den på din dator. När filen är uppladdad och kontrollerar blir cirkeln grön och du kan klicka på Nästa

2. Ställ in importen

1. För att StudyBee ska veta hur den ska tolka datan ska du nu berätta vilken information som finns i vilken kolumn i den fil du laddat upp. Verktyget kommer att visa en förhandsvisning av innehållet i filem du laddade upp. Överst ser du rullistor i vilka du kan välja vad som finns i vilken kolumn.
2. Ställ in så att rubrikerna i översta raden (rullistorna) matchar innehållet i tabellen under dem. Notera att det ofta finns fler kolumner i filen än vad som behöver användas, se nedan. När rubrikerna matchar så att det står "Elevens namn" ovanför kolumnen med elevernas namn o.s.v. klickar du på Nästa.
3. Nu kommer StudyBee att läsa in filen och behandla den. Detta kan ta ett litet tag, upp till en minut. I detta steg försöker StudyBee matcha eleverna och kurserna i din fil med de elever och kurser som finns i StudyBee.
   1. Om all matchning lyckas direkt så får du ett meddelande som bekräftar detta, men om någon elev inte kan matchas automatiskt, t.ex. om namnet stavats annorlunda i de bägge källsystemen så behöver du manuellt göra denna koppling genom att följa stegen på skärmen. Om det finns en trolig matchning så förslår StudyBee denna, om det inte gör det så behöver du välja rätt elev i rullistan, alternativt gå vidare utan dessa elevers data.
   2. Om en kurskod inte kan matchas, t.ex. om det skapats manuella kurskoder i källsystemet som inte kan matchas mot någon kod i StudyBee så kommer du att få en felutskrift om detta. Hur du kan lösa detta problem beskrivs i artikeln När jag importerar betygsdata finns det kurskoder som inte hittas och inte kan importeras. Hur gör jag?

Gör en ny import

Efter att en import gjorts och kolumner i källdatan kopplats till StudyBee-id:n så görs en uppdatering av underlaget genom att på samma sätt som ovan navigera till Importera betygsdata och ladda upp en uppdaterad fil. StudyBee kommer då att fråga om du vill återanvända den konfiguration som du gjorde förra gången och går i så fall direkt till importsteget.