Uppstart av StudyBee i en skola eller skolorganisation sker enligt en utarbetad process för att göra uppstarten så snabb och smidig som möjligt för personalen och så lätt som möjligt att underhålla över lång tid. Följande delmoment finns:
Aktivering av skola
Det första steget är att skolan aktiveras i StudyBees system. Detta steg utförs av StudyBees leveransansvarige och kan utföras så snart avtal är tecknat.
Installation av StudyBee Assess
- Justeringar i skolans Google-domän kan behöva göras, beroende på hur den är inställd.
Läs mer i Google Admin-inställningar inför installation av StudyBee. - StudyBee Assess installeras därefter för alla lärare och elever som ska ha det.
Läs om hur du installerar tillägg för hela eller delar av din domän under Installera StudyBee Assess åt dina kollegor. - Nu kommer tillägget att installeras automatiskt och vara tillgängligt för personalen och/eller eleverna. När en lärare sedermera går in i ett Google Classroom och öppnar StudyBee-fliken första gången så tas de genom en kort guide där de får godkänna användaravtal, välja skola etc. Guiden beskrivs i Att starta StudyBee Assess första gången.
- I varje Classroom som ska kopplas till StudyBee kopplar respektive lärare en eller flera Kurs- eller ämnesplaner. Se Så arbetar du med kurs- och ämnesplaner.
Konfiguration
- Tillsammans med StudyBees leveransansvarige beslutas och konfigureras:
- Om skolan ska vara en enskild skola eller en del i en organisation och om en organisation ska vara managerad eller ej. Se Organisationer och enskilda skolor i StudyBee
- Specialkonton för roller såsom skolchef, rektor med flera skapas.
Läs mer om Behörigheter och roller i StudyBee här
- För all personal som använder Google Classroom automatskapas konton när de går igenom den guide som beskrivs i punkt 3 ovan. Dessa konton behöver alltså aldrig skapas av en administratör eller liknande.
Läs mer om Användare och konton i StudyBee här - Inneshållstyper såsom extra anpassningar, ärendetyper, mallar med mera konfigureras därefter av skolans eller organisationens personal, så att det passar skolans eller organisationens arbetssätt.
Läs mer under Att konfigurera StudyBee till din organisation eller skola
Integration
I huvudsak tre typer av data läses in till StudyBee. Det är inte ett strikt funktionellt krav för att kunna använda StudyBee att dessa finns på plats och beroende på vilka moduler och funktioner skolan använder så kan en eller flera av typerna användas. Det är dock en mycket stark rekommendation att åtminstone elevlistor läses, eller ställs, in. De tre integrationsobjekten är:
- Elevlistor. För att möjliggöra relevanta filtreringar i StudyBee Insights, för att kunna arbeta med elever som ännu inte gått med i några Google Classrooms och för att tillåta arbete på t.ex. klass- eller mentorsgruppsnivå så läses grupper av elever in antingen från Google Groups eller elevregistret.
- Vårdnadshavare. För att tillhandahålla åtkomst för vårdnadshavare i StudyBee Mobile behövs kontaktinformation om vårdnadshavare och respektive elevkoppling.
- Betyg. För att löpande uppdatera underlaget för examensprognos kan data om historiska kurser med underkänt betyg läsas in.
Datan kan komma från källor såsom Google Workspace eller från skolans elevregister. Den kan också nå StudyBee på flera olika vis: via något av StudyBees API:er, via regelbunden uppladdning av datafil eller i de fall den ska läsas från Google-domänen via ett s.k. Service Account. StudyBee tillhandahåller eller bygger också integrationer gentemot flertalet elevregister etc. Valet och integrationen görs alltid tillsammans med varje skolorganisation för att gemensamt hitta den bästa lösningen.
För information om hur du skapar ett Service Account, läs vår guide Setting up a Service Account for automated syncing with StudyBee