Ärenden är ett verktyg för integrerad och personstyrd hantering av elevdokumentation såsom protokoll, beslut, utredningar, åtgärdsprogram och incidentrapportering kring en elev. 

I Ärende-modulen, som du når genom att klicka på ikonen () visas de ärenden som du getts åtkomst till. Med sökfunktionen kan du söka på t.ex. en ärendetyp för att se alla incidentrapporter som du har tillgång till eller på enskilda elever för att se alla ärenden som du har åtkomst till för vald elev. Du kan också filtrera för att växla mellan att se pågående, avslutade eller alla ärenden. 

Du når också alla de ärenden du har åtkomst till för en elev och kan starta ett nytt ärende från fliken Ärenden på Elevkortet. 

Åtkomst och notiser

Åtkomst till ärenden ges på personnivå. Det betyder att den som skapar eller är tillagd till ärendet kan styra vilka andra personer som får åtkomst till det för att undvika att känsliga personuppgifter sprids bredare än lämpligt. En lärare kan lägga till mentorer eller personer med admin-behörighet till ärenden, medan en mentor eller admin också kan lägga till eller ta bort lärare, inklusive den som skapade ärendet.
Notera dock att Superadmin på skolan har alltid automatisk åtkomst till alla ärenden utan att vara tillagd i dem. Det gör att denne t.ex kan granska olika ärenden eller överlåta ärenden mellan personal t.ex. vid personalbyten.

När du första gången läggs till i ett ärende får du ett mail med information om detta tillsammans med en länk till ärendet. Se nedan.

En röd markering på Ikonen för Ärenden indikerar att du har olästa ändringar i ett eller flera ärenden ().

Ärendetyper och dokumentmallar

Vilka ärendetyper som finns att tillgå styrs av skolan eller organisationen (se artikeln Så konfigurerar du innehållstyper för din organisation eller skola). Till varje ärendetyp går det också att välja att koppla en dokumentmall, t.ex. en blankett, ett antal rubriker eller en instruktion. StudyBee tillhandahåller ett flertal grundmallar för olika vanliga ärendetyper och det går även att skapa egna mallar, redigera befintliga eller använda fritext. Det går att låsa en mall så att enbart definierade textfält går att redigera eller så är mallen fri att fylla i.

När ett nytt ärende startas väljer skaparen en ärendetyp. Om ärendetypen som väljs är kopplad till en mall så används denna mall som en utgångspunkt för dokumentet. 

Skapa ett nytt ärende

För att skapa ett ärende klickar du på knappen . Därefter väljer du elev, ärendetyp, sätter rubrik och lägger till de kollegor som ska ha tillgång till ärendet och sparar. Om ärendetypen du valt är kopplad till en mall skapas automatiskt ett dokument utifrån denna mall.

Redigera och spara dokument i ärendet

För att börja skriva i en mall eller i fritext klicka på knappen i nederkant. För att ladda upp filer i ett ärende klickar du på ikonen

För bästa funktionalitet använd helskärmsläge vid redigering genom att klicka på  ikonen längst nere i höger hörn. 

Kom ihåg att spara när du redigerat.

Redigera och spara i själva ärendets information

Via trepunktsmenyn nås redigerarläge för ärendetyp, rubrik och åtkomst. Det går även här att välja att markera ärendet som avslutat alternativt arkiverat. Ett arkiverat ärende blir inte synligt och syns enbart för superadmin som kan välja att återställa det.

I redigeringsläge visas vilka personer som har åtkomst till ärendet. Personer som inte längre ska ha åtkomst kan tas bort och andra kan läggas till. 

Hantera flera

För att göra mängdändringar, t.ex. tilldela eller ta bort åtkomst till flera medarbetare åt gången eller arkivera flera ärenden på en gång kan du använda Markera flera. Genom att klicka på trepunktsmenyn uppe till höger tar du fram knappar för att markera/avmarkera flera eller kryssa i de ärenden du vill arbeta med. 

Därefter kan du genom att byta Status eller klicka på Hantera åtkomst direkt ändra status eller åtkomst för flera ärenden på en gång, se bilder nedan.